Consigue tener un proceso de facturación eficiente

La importancia de tener un proceso de facturación eficiente no puede ser subestimada.

Tan rápido como tu negocio pueda enviar las facturas a clientes, tan pronto como serán pagadas causando un impacto positivo en tu flujo de efectivo.

Los retrasos en los pagos tienen efectos adversos en tu negocio.

Sin efectivo en el banco, los gastos del día a día se verán retrasados, poniendo en juego su solvencia.

De primera instancia debemos conseguir mantener y superar el punto de equilibro, es decir las ventas que superen a los costos.

Y a pesar de que este resultado que necesitan las empresas toma tiempo, una vez logrado esto debemos enfocarnos en mejorar el proceso de facturación y cobranza.

Existen en el mercado software que te permiten llevar un registro de tus facturas, sin embargo muchos de estos no se enfocan en controlar el proceso.

Un proceso son los pasos necesarios para conseguir un objetivo, en este caso es un objetivo de negocio por lo que el proceso de facturación es un proceso de negocio.

Algunos de los pasos o actividades comunes que se deben tener en un proceso de facturación son:

1. Obtener los datos del cliente a facturar
2. Determinar los productos y servicios a incluir en la factura, así como sus importes
3. Establecer los descuentos que aplicarán, método y forma de pago, etc.
4. Registrar la información de la factura en sistema de facturación
5. Enviar la factura al cliente
6. Confirmar la recepción de factura, obtener el visto bueno y fecha compromiso de pago
7. Ajustar y volver a enviar factura si hubo algún problema
8. Pagar factura
9. Conciliar el correcto pago y aplicación de fondos
10. Notificar cualquier problema o retraso

¿Cómo conseguir un proceso de facturación eficiente?

Para tener un proceso de facturación eficiente debemos estandarizar y automatizar el proceso.

Un proceso de facturación automatizado que es rápido y efectivo, reducirá el margen de error humano.

Si conseguimos que todas las actividades se integren en un solo proceso, reduciremos también horas hombre que podrán ser utilizadas en otras áreas de la empresa.

La conexión puede ser entre los sistemas que ya se utilicen en el proceso como CRMs, CPQs, ERPs y sistemas financieros.

Pero por otro lado si no contamos con sistemas aún en la compañía y las actividades se registran en hojas de cálculo, esto no debe representar un problema.

También es posible integrar y automatizar procesos que son completamente realizados por actividades manuales, es decir sin el uso de sistemas.

Una gráfica de como se comunican sistemas, procesos y la organización la podemos ver en la siguiente imagen.

Lo que conseguimos con un proceso de facturación eficiente

Algunos valores adicionales al conseguir un proceso integrado y automatizado son:

Transparencia

Cuando un cliente quiera consultar cualquier información o estado de su facturación, será posible entregarla de inmediato.

Así también se facilitará cualquier una revisión o auditoría para conocer, cualquier acción realizada y dato referente a una factura.

Simplificación para reportes

Con un proceso automatizado e integrado, la facilidad con la que podemos generar reportes crece exponencialmente.

Se pueden construir también tableros ejecutivos de información los cuáles pueden ser consultados rápida y convenientemente para conocer:

• Indicadores de eficiencia de facturación y cobranza
• Clientes a los que se les factura más
• Factura promedio
• Cuellos de botella
• Principales errores que se cometen
• Duración del proceso y de cada actividad
• Entre otras

Cumplimiento

Proteger los datos de los clientes es increíblemente importante para el negocio, afortunadamente, la tecnología nos ayuda en buena medida a ello.

Si implementamos las políticas y lineamientos podemos garantizar que la información estará resguardada y no correrá riesgo a comprometerse.

Esto necesariamente dará confianza y seguridad a nuestros clientes.

Facturación recurrente

Compañías que cobran de manera recurrente a sus clientes, implementar un proceso de facturación eficiente ayudará notablemente a ello.

Solo bastará especificar cuales son las condiciones y esquema de pagos que tenemos para un contrato o factura de cliente, y el sistema se encargará de agilizar la emisión y cobro.

Conclusiones

En conclusión podemos decir que la clave para lograr la eficiencia en nuestro proceso de facturación, se encuentra en la integración y automatización del proceso.

Esto no solo nos traerá un control sobre las actividades que se realizan, sino la información que nos permitirá monitorear y hacer un proceso cada vez más efectivo.

La tecnología es la que nos ayudará de gran manera a realizar esta automatización, así como garantizar los niveles de seguridad y cumplimiento que deseamos con nuestros clientes.